Kasy fiskalne w klubach fitness

Jak sobie z tym poradzić? Poniżej zamieszczamy przyjazny poradnik.

Krok pierwszy, czyli wybór urządzenia fiskalnego

Wybór urządzenia fiskalnego powinien być przemyślany. Kasy i drukarki coraz częściej poza funkcją fiskalną wspomagają zarządzanie placówką handlową. Z tego względu ważne jest dobre dopasowanie urządzenia do obecnych i przyszłych potrzeb podatnika. Często klienci, którzy po raz pierwszy dokonują zakupu urządzenia fiskalnego, jako jedyne kryterium wyboru przyjmują cenę. Takie myślenie może w przyszłości uniemożliwić sprawne funkcjonowanie placówki.

Należy zatem tak dobrać urządzenie, aby spełniało nie tylko wymogi ze strony kontroli skarbowej, ale było także funkcjonalne i dostosowane do warunków, w jakich prowadzony jest biznes. Warto w takim przypadku poradzić się sprzedawców urządzeń rejestrujących – oni najlepiej znają możliwości oferowanych produktów i doradzą optymalny model. Posiadają również wszelkie informacje na temat gwarancji oraz dostępności, fachowości, jak i kosztach serwisu sprzętu.

Krok drugi, czyli zakup kasy

Koszty zakupu urządzenia rejestrującego nie muszą być wcale wysokie. Podatnikowi, który dopiero rozpoczyna ewidencjonowanie przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, przysługuje zwrot w wysokości 50% ceny netto, nie więcej jednak niż 2.500 tys. zł. za sztukę. Dodatkowo zakup kasy można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że wszelkie odliczenia będą dotyczyły tylko wcześniej zadeklarowanej do wprowadzenia liczby urządzeń fiskalnych.

Krok trzeci, czyli rejestracja kasy

Co najmniej dzień przed rozpoczęciem ewidencji (fiskalizacji) należy złożyć pismo do Naczelnika Urzędu Skarbowego, w którym informuje się o liczbie i miejscu instalacji urządzeń fiskalnych (trzeba wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia, jakie chcemy zainstalować, także kasy rezerwowe). Następnie uprawniony pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta bądź importera, nieodwracalnie uaktywnia pamięć fiskalną kasy (fiskalizacja). Od tej pory w pamięci będą zapisywane wszystkie operacje dokonywane na kasie. W ciągu siedmiu dni od fiskalizacji należy zarejestrować urządzenie w Urzędzie Skarbowym, który nadaje numer ewidencyjny urządzenia i pisemnie powiadamia o tym podatnika.

Krok czwarty, czyli rozpoczęcie rejestracji obrotu na kasie fiskalnej

Na początku kluczową rolę pełni serwisant, który uaktywni pamięć kasy i pomoże zaprogramować urządzenie. Warto zatem upewnić się, czy sprzedawca kasy zapewnia odpowiednią pomoc przy uruchomieniu kasy przez służby serwisowe. Od tego, jak podatnik zostanie poinstruowany i ile będzie miał czasu, by zapoznać się z urządzeniem oraz zadać serwisantowi nurtujące pytania, zależy łatwość i szybkość obsługi klientów oraz prawidłowa sprawozdawczość dla kontroli skarbowej. Należy upewnić się, co zrobić w przypadku awarii, jaki jest tryb zgłaszania usterek i ich naprawy. Warto także poćwiczyć różne operacje na urządzeniu jeszcze przed fiskalizacją, w trybie szkoleniowym.

Krok piąty, czyli obowiązki podatnika użytkującego kasę fiskalną

Po rozpoczęciu rejestracji obrotów na kasie fiskalnej, należy pamiętać o kilku ważnych działaniach. Przede wszystkim rejestrować każdą sprzedaż i wydawać klientowi oryginał paragonu. Na koniec każdego dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego trzeba wykonać dzienny raport fiskalny. Urząd Skarbowy będzie też wymagał miesięcznych raportów sporządzanych na koniec każdego miesiąca lub przed pierwszą sprzedażą miesiąca następnego. Dokumenty kasowe muszą być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od następnego roku po rozpoczęciu fiskalizacji. Bardzo istotną sprawą jest też ścisła współpraca ze służbami serwisowymi. Serwisant ma za zadanie zamieszczać wpisy w książce kasy rejestrującej, przechowywanej w miejscu zainstalowania urządzenia. Dokonuje on także obowiązkowych przeglądów technicznych kasy (przynajmniej raz w roku). Powinien być także doradcą w kwestii materiałów eksploatacyjnych.

Jacek Pyssa, Konsultant Podatkowy, Instytut Studiów Podatkowych

Zdaniem eksperta

Kasa fiskalna w centrach fitness czy solariach nie musi być uciążliwym obowiązkiem generującym koszty. Do sprawnej obsługi wystarczy kilka wcześniej zaprogramowanych klawiszy. Nie będzie konieczności programowania tysięcy towarów czy rodzajów usług. Nie będzie również potrzeby podłączania do takiej kasy urządzeń dodatkowych, np. czytników kodów kreskowych itp. Natomiast jeżeli zajdzie konieczność przesłania danych dotyczące ilości i rodzaju zarejestrowanych na kasie usług np. dla celów statystycznych, to każde urządzenie w standardzie posiada gniazdo umożliwiające połączenie z komputerem. Ponieważ kasa będzie używana wewnątrz budynków nie trzeba stosować urządzeń odpornych na trudne warunki pracy, jak niska temperatura, duża wilgotność itp. Drukarka zastosowana w takim urządzeniu nie będzie drukowała setek paragonów dziennie po kilkanaście pozycji każdy. W związku z tym podatnicy mogą stosować kasy niewielkie, proste w obsłudze, zaprojektowane właśnie dla takich klientów.